Zbliża się przełomowy moment w fakturowaniu w Polsce – wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ten nowy mechanizm, stworzony w celu ułatwienia rozliczeń biznesowych, ma być odpowiedzią na potrzeby bezpiecznego fakturowania. Czy naprawdę usprawni on wymianę dokumentów między firmami? Zapraszamy do lektury artykułu.
Kiedy zaczynamy korzystać z nowego systemu?
Choć KSeF jest dostępny od 1 stycznia 2022 r., formalne zezwolenie na elektroniczne fakturowanie od Rady Unii Europejskiej zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2024 r.
W jaki sposób działa Krajowy System e-Faktur?
KSeF pozwala na wygenerowanie tzw. faktury ustrukturyzowanej z unikalnym numerem identyfikacyjnym. Faktura taka jest zgodna z normami dla dokumentów elektronicznych, a jej struktura została opublikowana na platformie ePUAP.
Co warto wiedzieć o KSeF?
KSeF, będący inicjatywą Ministerstwa Finansów, oferuje możliwość:
- Wystawienia faktury,
- Otrzymania i przechowywania faktur,
- Nadania fakturze unikalnego numeru.
System informuje również o:
- Dacie i szczegółach wystawienia faktury,
- Potencjalnych problemach z fakturą.
Jak skorzystać z nowego sposobu fakturowania?
Możliwe będzie wykorzystanie komercyjnych programów finansowo-księgowych. Faktury będą przesyłane do KSeF przez API. Ministerstwo planuje również udostępnić bezpłatne narzędzia.
Jakie są zasady korzystania z KSeF?
Przed 2024 r. niezbędna jest zgoda kontrahenta na e-fakturowanie. Jeśli kontrahent nie zgadza się na odbiór faktury elektronicznej, sprzedawca musi dostarczyć ją w innej formie, np. w wersji papierowej.
Czy KSeF kontroluje faktury?
Tak, faktury są weryfikowane pod kątem ich poprawności. W razie wykrycia błędów, faktura jest odrzucana.
Czego nie można robić w KSeF?
Niektóre dokumenty, takie jak duplikaty czy noty korygujące, nie mogą być wystawione przez KSeF.
Kto ma dostęp do systemu?
Uprawnienia w KSeF są przyznawane przez podatnika. Może on udostępnić dostęp wybranym osobom lub podmiotom.
Czy wprowadzenie KSeF to krok w dobrą stronę?
Z jednej strony, KSeF przynosi wiele korzyści, takich jak uproszczenie procesu fakturowania czy skrócenie czasu zwrotu VAT. Z drugiej jednak strony, istnieją pewne wyzwania, takie jak ograniczenia w rodzajach dokumentów czy ryzyko błędów. Niemniej jednak, rola księgowego pozostaje kluczowa.